De La Colina

Tekst & Advies
Jennifer van den Heuvel

Verslagen

Heeft u iemand nodig voor de verslaglegging van een vergadering of presentatie? Voor professionele notulen kunt u bij De La Colina terecht. U kunt mij incidenteel of voor een reeks bijeenkomsten inhuren via Allround Officemanagement BV.

Het belang van een goed verslag: wat het doel van een bijeenkomst ook is, aanwezigen en iedereen die er niet bij kon zijn moeten kunnen teruglezen waar het in grote lijnen over ging. Soms is het alleen nodig afspraken te noteren, maar meestal wil men toch weten hoe de besluitvorming tot stand is gekomen.

Bij bijeenkomsten waar veel sprekers aan het woord zijn, willen mensen graag hun mening goed verwoord terugzien. Als het gaat om verschillende belangen of politiek gevoelige kwesties moeten woorden zorgvuldig worden gekozen.

Schrijven van een verslag is vakwerk en bovendien voor een vaste medewerker vaak te tijdrovend om er tussendoor even bij te doen.

Een goed verslag staat in correct Nederlands, het taalgebruik is concreet en op de lezers toegespitst. In notulen van stafvergaderingen zijn afkortingen en jargon duidelijk genoeg. Maar bezoekers aan een bijeenkomst over de herinrichting van hun straat zegt het niets dat een VOP (voetgangersoversteekplaats) wordt gerealiseerd. Ze willen weten of er een zebrapad komt.

Een goed verslag is alles behalve saai. Met pakkende zinnen aan het begin van elke alinea gaan mensen vanzelf verder lezen. Als er verder duidelijk staat wat van lezers verwacht wordt, nemen ze de inhoud goed in zich op.

Een prettig leesbaar verslag heeft een duidelijke indeling in alinea's. Afspraken en besluiten kunnen niet worden gemist als die apart of cursief worden geplaatst. Een goed verslag is niet langer dan nodig. Een lange inleiding of toelichting hoeft niet helemaal te worden opgeschreven. Een kernachtige samenvatting doet evenveel recht aan wat gezegd wordt, ook in een verslag op spreker.

Tot slot is in een goed verslag spreektaal omgezet in leesbare tekst die zowel inhoud als meningen en gevoelens herkenbaar weergeeft. Als mevrouw De Jong zegt "Voorzitter, dat kán toch niet...." wordt dat iets als Mevrouw De Jong vindt het ontoelaatbaar dat... Voor elke uitroep is wel een neutrale equivalent te vinden.

Soorten verslagen: een vergadering of bijeenkomst kan worden weergegeven per spreker of per onderwerp. Bij beide varianten kan gekozen worden voor een uitgebreide of een beknopte versie.

Heeft u na de vergadering opmerkelijk nieuws? Zie onder persberichten hoe u dit naar buiten kunt brengen.

Mijn laatste tweets

 

Laat een bericht achter!
Contactformulier